Kort beskrivning till denna workshop

Data Research DPU har tagit fram denna workshop för att beskriva metoder och tekniker för att leda, följa upp och granska projekt. Erfarenheten visar att riskerna är stora för att projekt blir försenade, dyra och inte når avsedd verksamhetsnytta om de inte blir föremål för en professionell styrning som kombineras med oberoende granskning. Denna bör omfatta områden som målbeskrivning, tid- och resursplan, förkalkyl och uppföljning av delleveranser under projektets gång. 

Workshopen består av två huvudavsnitt, projektledning och projektgranskning

Avsnittet projektledning behandlar huvudpunkterna i god projektledning.

Avsnittet inleds med att behandla frågan Vad är ett projekt? Mycket pengar kan sparas genom att göra en förstudie i stället för att genast köra igång. Det innebär att identifiera projektets intressenter och föreslå mål. I planeringsfasen fördjupas arbetet med intressenter och mål. Projektets omfattning definieras med en bra arbetsstruktur (Work Breakdown structure, WBS). I osäkerhetsanalysen behandlas möjligheter och risker. Projektplanen är grunden för genomförandefasen. Regelbunden rapportering är nödvändig under denna fas. Resultatvärdemetoden är en viktig metod för analys av framdriften för att tidigt se trender i projektet. I avslutningsfasen görs erfarenhetsåterföring, arkivering samt externa och interna avslut.  

Innehållet kan sammanfattas i nedanstående punkter

• Förstudie med förslag till effektmål och projektmål
• Planering med mål, projektomfattning (WBS), tidplan och budget samt osäkerhetshantering (risker och möjligheter)
• Genomförande med rapportering, ändringshantering och analyser. Resultatvärdemetoden för att tidigt upptäcka trender behandlas.
• Avslutningsfasen med erfarenhetsåterföring

Avsnittet projektgranskning

I avsnittet projektgranskning behandlar vi metoder för genomgång och bedömning av projekt. Även praktikfall från granskning av projekt ingår.

En projektgranskning innebär att få en opartisk och objektiv bild av ett förändringsprojekts tillstånd. Syftet med projektgranskningen är att identifiera problem och risker för att projektet inte blir klart i tid, att resultatet inte motsvarar uppställda mål eller att projektet kommer att överskrida kostnadsbudgeten. Som ett resultat av projektgranskningen får uppdragsgivaren ett beslutsunderlag för att vidta nödvändiga åtgärder för att få kontroll över projektet. Beroende på i vilket skede av projektet som projektgranskningen utförs kan granskningen omfatta följande områden:

• Granskning och bedömning av uppställda mål för projektet
• Projektets förankring i organisationen
• Projektorganisationen
• Riskanalys och riskhantering
• Uppföljning av delleveranser i projektet
• Efterstudie av projektet

  ---

Översikt presentation

• Inledning, presentation av ledare och deltagare, syftet med översikten, deltagarnas förväntningar
• Genomgång av projektledning innefattande reultatvärdemetoden (RVM)
• Genomgång av syfte och tillvägagångssätt för projektgranskning
• Samband mellan projektledning och projektgranskning

                                         Halvdag

Projektledning och projektgranskning enligt ovanstående punkter samt 

Projektledning fördjupningsdel:

• Mer om Projektomfattning  och arbetsstruktur (WBS)
• Osäkerhetshantering, dvs. risker och möjligheter
• Granskning av projektplan
• Mer om Resultatvärdemetoden (Earned value)
• Projektredovisning under genomförandefasen
• Projektavslut  

Projektgranskning fördjupningsdel:

• Granskning under förstudie och projektets olika etapper
• Riskanalys och riskhantering
• Granskning av projektplan
• Granskning av projektorganisationen
• Successiv granskning under projektets gång
• Dokumentation och analys av resultatet av granskningen
• Rapportering 
• Sammanfattning och slutsatser

                                                           Heldag

Projektledning och projektgranskning enligt ovan samt 

Projektledning fördjupningsdel:

• Den viktiga Projektplanen – grunden för projektets genomförande
• Rapportering och analyser under genomförandefasen
• Resultatvärdemetoden (Earned Value) med exempel
• Projektets koppling till årsredovisningen inkl. balans och resultaträkning

    Projektgranskning fördjupningsdel:

• Genomgång av standardiserade metoder för projektgranskning
• Genomgång av frågelistor och andra hjälpmedel
• Praktikfall projektgranskning
• Sammanfattning och slutsatser
• Hur kan vi förbättra projektledning och projektgranskning i vår organisation?